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Yokoy Expense & Invoice

SPESEN- UND RECHNUNGSMANAGEMENT MIT KI-UNTERSTÜTZUNG

Autor: Felix Puhm

Erlebe mit Yokoy die neue Welt der Spesenabrechnung und des Rechnungsmanagements. Die Plattform nutzt künstliche Intelligenz, um dir lästige Aufgaben abzunehmen. Egal, ob es um die Erfassung von Spesen oder das Verarbeiten von Rechnungen geht – Yokoy erledigt für dich alles automatisiert. Spesen und Rechnungen werden blitzschnell geprüft, kategorisiert und genehmigt.

Porträtbild von Autor Felix Puhm
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Probleme der klassischen Spesenabrechnung
und des Rechnungs­managements

Trotz heutiger Automatisierungsmöglichkeiten und KI-gestützten Lösungen betreiben nach wie vor viele Unternehmen eine klassische Spesenabrechnung und ein klassisches Rechnungsmanagement. Das Resultat sind ineffiziente Prozesse, ein hoher manueller Aufwand und eine erhöhte Fehlerquote:

HerausforderungKlassisches Spesen- und Rechnungsmanagement
Manuelle Erfassung

Mitarbeitende scannen Belege und versenden sie per E-Mail.

Rechnungen kommen per Post oder E-Mail und müssen manuell erfasst werden.

Fehleranfällige Dateneingabe

Falsch erfasste Beträge, doppelte Einreichungen oder fehlende Belege.

Beträge, Lieferanten und Fälligkeitsdaten müssen manuell erfasst werden, was zu Fehlern führen kann.

Unübersichtliche Freigabeprozesse

Spesenanträge werden per E-Mail oder Excel bearbeitet, was Genehmigungen verzögert.

Rechnungen bleiben in Genehmigungsschleifen stecken, was Skontofristen gefährdet.

Verzögerte Freigaben

Mitarbeitende warten Tage oder Wochen auf die Rückerstattung ihrer Spesen.

Verzögerungen führen zu verpassten Skontofristen und möglichen Mahngebühren.

Hoher manueller Aufwand

Die Verarbeitung von Spesenbelegen ist nicht nur lästig, sondern beansprucht wertvolle Zeit deines Finanzteams.

Hoher Aufwand bei der manuellen Prüfung, Datenerfassung und Rückfragen mit Lieferanten.

Beide Prozesse – Spesenabrechnung und Rechnungsmanagement – haben ähnliche Herausforderungen, die zu Zeitverlust, Mehrkosten und Intransparenz führen. Manuelle Arbeit, fehlende Automatisierung und unübersichtliche Freigabeprozesse sind zentrale Probleme, die durch Yokoy eliminiert werden können.

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Welchen Nutzen bringt dir Yokoy Expense & Invoice?

Illustration der Yokoy-Plattform für Ausgaben-, Rechnungs- und Zahlungsmanagement – zeigt die Integration von Expense, Invoice und Pay mit darunterliegenden Ebenen für Artificial Intelligence, Custom Workflows und Analytics.

Yokoy revolutioniert deine Spesenabrechnung und dein Rechnungsmanagement mittels hoher Automatisierung und künstlicher Intelligenz (KI). Was früher manuelle Arbeit war, wird jetzt schnell, fehlerfrei und automatisch erledigt.

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Vorteile von Yokoy bei der Spesenabrechnung

Automatisierte Belegerfassung & Prüfung

Anstatt Belege manuell zu erfassen, scannst du sie einfach mit deinem Smartphone. Yokoy erkennt automatisch den Betrag, das Datum und den Händler – alles in Sekundenschnelle. So sparst du bis zu 75 % der Bearbeitungszeit pro Spesenfall.

KI-gestützte Regelprüfung

Die Plattform prüft, ob die Spesenrichtlinien eingehalten werden. Doppelte Belege, unzulässige Beträge oder fehlerhafte Angaben werden von der KI sofort erkannt. So sinkt die Fehlerquote um bis zu 90 %.

Integrierte Kontrolle & Freigabeworkflows

Mit klaren Workflows für Freigaben und Rückfragen laufen deine Prozesse reibungslos. Freigabezeiten werden um bis zu 50 % reduziert.

Illustration mit Kalender, Uhr und Zahl „1“ in einem Kreislauf

Nahtlose Integration in SAP

Als SAP-Beratungsunternehmen wissen wir, wie wichtig reibungslose Schnittstellen sind. Yokoy lässt sich nahtlos in dein SAP ERP-System integrieren, sodass alle Ausgaben in Echtzeit im System verbucht sind.

Mehr Transparenz, bessere Steuerung

Mithilfe von Dashboards und Berichten erhältst du volle Kontrolle über die Unternehmensausgaben – in Echtzeit. Das vereinfacht die Budgetplanung und verbessert die finanzielle Steuerung.

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Vorteile von Yokoy im Rechnungsmanagement

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

PDFs, E-Mails und digitale Rechnungen werden direkt eingelesen. Yokoy erkennt die relevanten Daten und erfasst diese automatisch.

KI-gestützte Datenextraktion

Beträge, Lieferanten, Fälligkeitsdaten – die KI liest diese Informationen aus und überträgt sie ins System.

Illustration eines rosa Sparschweins mit einer Münze, auf der die Zahl „1“ steht

Automatisierte Freigabe-Workflows

Rechnungen durchlaufen automatisierte Prüf- und Genehmigungsprozesse. Das spart Zeit und beschleunigt die Bearbeitung.

Skonto-Vorteile sichern

Schnelle Bearbeitungszeiten ermöglichen es dir, Skontofristen einzuhalten und von 2 bis 3 % Preisnachlass zu profitieren.

Nahtlose Integration in SAP

Rechnungsdaten werden direkt ins SAP-ERP-System übertragen – fehlerfrei und ohne manuelle Eingaben.

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Was macht Yokoy besser als herkömmliche Lösungen?

HERKÖMMLICHE LÖSUNG

  • Manuelle Erfassung von Belegen und Rechnungen 
  • Fehleranfällige Dateneingabe
  • Lange Freigabezeiten mit E-Mail & Excel
  • Kein Überblick über offene Rechnungen
  • Hoher Aufwand für Buchhaltung und Controlling

LÖSUNG MIT YOKOY

  • KI-basierte automatische Erfassung & Extraktion
  • Fehlerfreie Verarbeitung durch KI
  • Schnelle Freigaben mit automatisierten Workflows
  • Echtzeit-Transparenz mit Dashboards
  • Hoher Aufwand für Buchhaltung und Controlling > Bis zu 20 % Zeitersparnis für dein Finanzteam

Wie funktioniert die Implementierung mit Innflow?

Yokoy ist eine Cloud Lösung, welche mit deinem ERP verbunden wird. Damit dies möglichst effizient und reibungslos erfolgt, bieten wir als SAP-Beratungsunternehmen einen ganzheitlichen Yokoy Implementierungsansatz.

Unsere Herangehensweise stellt sicher, dass Yokoy auf die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens abgestimmt wird – von der Integration in dein SAP-System bis zur Schulung der Mitarbeitenden.

Die Zukunft ist jetzt

Je länger du bei der manuellen Methode bleibst, desto mehr Zeit und Geld verlierst du. Das bindet Ressourcen, erhöht die Fehleranfälligkeit und führt zu ungenutzten Einsparpotenzialen.

Mit Yokoy erzielst du:

 • 75 % schnellere Bearbeitungszeit

 • 90 % weniger Fehler bei der Datenerfassung

 • 20 % Entlastung der Buchhaltung

Diese Effekte spürst du nicht nur in der Buchhaltung, sondern im gesamten Unternehmen: weniger Aufwand für Administratives und mehr Zeit für die wichtigen Prozesse deines Unternehmens.

ACHTUNG, FERTIG, AUTOMATISIERT!

Möchtest du erfahren, wie du deine Spesenabrechnung und dein Rechnungsmanagement mit Yokoy revolutionieren kannst? Buche jetzt ein kostenloses Erstgespräch mit unseren Beratern. Gemeinsam analysieren wir deine aktuelle Situation und zeigen dir, wie du mit Yokoy spürbar Zeit und Kosten einsparen kannst.

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