SAP E-Rechnung

MACH SCHLUSS MIT DEINEM PAPIERKRAM

Autor: Thomas Hottinger

Papierrechnungen kosten nicht nur Zeit und Nerven – sie bergen auch erhebliche Risiken für Unternehmen. Mit dem Add-On SAP E-Rechnung B2B PostFinance und eBill PostFinance für SAP ERP und SAP S/4HANA bieten wir eine digitale Lösung, die effizient, sicher und compliance-konform ist.

Typische Probleme bei der manuellen Rechnungsabwicklung

Kennst du diese Herausforderungen? Unternehmen aller Grössen sind täglich mit einer Flut an Papierrechnungen konfrontiert. Diese sind nicht nur zeitaufwendig und kompliziert zu verarbeiten, sondern bergen auch ein hohes Fehlerpotenzial. Die manuelle Handhabung von Papierdokumenten erhöht zudem das Risiko, wichtige Unterlagen zu verlieren oder zu beschädigen.

Hinzu kommen strenge gesetzliche Vorgaben und Compliance-Anforderungen, die speziell bei der Rechnungsstellung besonders komplex sind. Die Pflicht, Rechnungen gemäss steuerlicher Vorschriften zu archivieren, stellt viele Unternehmen vor grosse Herausforderungen. Die Sicherstellung der Einhaltung nationaler und internationaler Standards erhöht den Aufwand zusätzlich.

Darüber hinaus verursacht der traditionelle Rechnungsversand oft Verzögerungen im Zahlungsprozess. Die Zeitspanne vom Rechnungsversand bis zum Zahlungseingang kann sich erheblich auf die Liquidität des Unternehmens auswirken und finanzielle Engpässe verursachen.

Mit der Einführung der SAP E-Rechnung bieten wir dir eine Lösung, die genau diese Probleme adressiert. Unsere digitale Plattform automatisiert den Rechnungsprozess, reduziert Fehler und beschleunigt den Zahlungsverkehr, wodurch du nicht nur Zeit und Kosten sparst, sondern auch deine Liquidität verbesserst. Und deine Kunden profitieren ebenfalls. Nutze die Vorteile der SAP E-Rechnung und optimiere deine Rechnungsprozesse!

Was sind die Vorteile der SAP E-Rechnung und eBill?

Versende deine Rechnungen elektronisch – entweder als E-Rechnung B2B direkt ins System deiner Geschäftskunden oder als eBill ins E-Banking deiner Privatkunden. Spare Zeit, Papier-, Druck- und Versandkosten und profitiere von einer optimierten Zustellrate. Der Wechsel zu elektronischen Rechnungen ist daher ein Schritt in Richtung Effizienz, Nachhaltigkeit und Kundenorientierung.

Senkung der Verarbeitungskosten
durch Zeitersparnis
Elektronische Weiterverarbeitung
von Eingangsrechnungen
Erweiterung von Rechnungsprozessen
auf unterschiedliche Arten
Automatisierte Rechnungsprüfung
in hohem Masse
Senkung der Prozesskosten
durch den Wegfall von Druck, Versand und Porto
Übernahme von Einstellungen
der logischen Rechnungsprüfung
Erreichung von B2C und B2B Kunden
mit dem gleichen Anschluss an das E-Rechnungsnetzwerk

Wie funktioniert die SAP E-Rechnung und eBill?

E-Rechnungsversand (Rechnungssteller)

direkt ins E-Banking oder ERP-System deiner Geschäftspartner, bzw. eBill-Versand direkt ins E-Banking oder E-Finance deiner Privatkunden
erfordert kein Scannen und keine manuelle Erfassung
minimiert die Manipulationsmöglichkeiten
verkürzt deinen Verrechnungsprozess
ist die geniale End-to-End Lösung für deine Buchhaltung

E-Rechnungsempfang

direkt in dein SAP-ERP- bzw. S/4HANA-System
erfordert keine manuelle Erfassung
wird digital verbucht und bei Bedarf an einen Workflow übergeben

wird mehrwertsteuerkonform abgebildet

kann elektronisch weiterverarbeitet werden

Top-Qualität von führenden Anbietern

Mit innovativen Lösungen und Dienstleistungen rund um elektronische Rechnungen garantiert PostFinance sowohl Sendern als auch Empfängern eine effiziente und kostengünstige Rechnungsverarbeitung. PostFinance ist der ideale Partner für E-Rechnung bei Privat- sowie Geschäftskunden und Verwaltungen.

Innflow fungiert bei Kunden mit ihrer eigenen AddOn-Lösung als Integrations- und Supportpartner von PostFinance. Innflow liefert dir die SAP-Software und übernimmt die SAP-seitige Anbindung an das Netzwerk von PostFinance. Als einziges SAP-Partnerunternehmen in der Schweiz, das Mitglied in der Fachgruppe «swissDigin» der GS1 Switzerland ist, bieten wir dir Lösungen, die nach den höchsten Standards der digitalen Rechnungsabwicklung entwickelt wurden. Durch unsere Zusammenarbeit mit swissDIGIN.gs1 profitierst du von effizienten, zukunftssicheren Prozessen, die speziell auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Wie wird die SAP E-Rechnung implementiert?

Unsere eigens entwickelte SAP-E-Rechnungs-Lösung haben wir bereits in über 80 kleinen, wie auch grossen Firmen aller Branchen implementiert. Dabei folgen wir stets einem klaren Projektablauf, der sich bewährt hat:

FRAGENKATALOG

Zu Beginn senden wir dir einen umfassenden Fragenkatalog, der allgemeine Informationen, technische Details zu deiner bestehenden Infrastruktur, Middleware-Anforderungen und deine Rolle als Biller oder Payer abdeckt.

INSTALLATION DER E-RECHNUNGSSOFTWARE

Nachdem du den Fragebogen ausgefüllt hast, installieren wir die E-Rechnungssoftware auf deinem SAP ERP oder SAP S/4HANA, je nachdem, ob du als Rechnungssteller (Biller) oder Rechnungsempfänger (Payer) agierst.

INSTALLATION DER E-RECHNUNGSOBJEKTE AUF MIDDLEWARE

Wir implementieren die notwendigen E-Rechnungsobjekte auf deiner Middleware, um eine reibungslose Verarbeitung und Übertragung deiner Rechnungsdaten zu gewährleisten.

CUSTOMIZING UND ERSTELLUNG VON USEREXITS

Wir passen die E-Rechnungssoftware an und erstellen Userexits auf deinem SAP ERP oder SAP S/4HANA, einschliesslich der Einrichtung eines Archivsystems, falls benötigt.

CUSTOMIZING DER MIDDLEWARE

Wir führen spezifische Anpassungen an deiner Middleware durch, um die Kompatibilität und Effizienz der E-Rechnungslösung sicherzustellen.

DOKUMENTATION UND TEST

Wir erstellen detaillierte Dokumentationen und führen umfassende Tests durch, um die Funktionalität und Zuverlässigkeit der implementierten Lösung zu überprüfen.

SCHULUNGEN UND SUPPORT

Wir bieten dir zum Schluss Schulungen an, um sicherzustellen, dass du und dein Team die neuen Systeme effektiv nutzen könnt. Zudem steht unser Support-Team bereit, um euch auch nach der Implementierung zur Seite zu stehen.

Mit diesem strukturierten Ansatz garantieren wir dir eine schnelle (3 bis 5 Arbeitstage) und effiziente Implementierung der SAP E-Rechnung, die es deinem Unternehmen ermöglicht, von einer digitalisierten und automatisierten Rechnungsabwicklung zu profitieren.

Verabschiede dich jetzt vom Papierkram

Lass die Papierlast hinter dir und verbessere deine Prozesseffizienz mit unserer SAP E-Rechnungslösung. Kontaktiere uns, um zu erfahren, wie unsere spezialisierten Lösungen für SAP ERP und SAP S/4HANA deine Rechnungsverarbeitung revolutionieren können. Nutze die Gelegenheit, von einer nahtlosen, sicheren und umweltfreundlichen Abwicklung zu profitieren. Unsere Experten stehen bereit, um deine individuellen Bedürfnisse zu besprechen und einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.

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Thomas Hottinger

Managing Director

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M +41 79 682 63 12

FAQ zu SAP E-Rechnung

Wie lässt sich die E-Rechnungslösung in bestehende SAP-Systeme integrieren?

Unser Add-On wird mittels SAP-Transportauftrag ausgeliefert und ist sowohl für SAP ERP 6.0 als auch SAP S/4HANA einsetzbar. Wir konfigurieren das Add-On und nehmen notwendige Anpassungen vor, um es individuell auf deine Bedürfnisse zuzuschneiden.

Wie lässt sich die SAP E-Rechnungslösung nahtlos mit anderen Modulen verbinden?

Rechnungsversand: Integration in Module wie SD, IS-U, RE-FX für die Erstellung von Rechnungen.
Rechnungsempfang: Unterstützt die Verarbeitung von Rechnungen in den Modulen MM und FI.

Was sind die technischen Anforderungen für die Installation der SAP E-Rechnungslösung?

Erforderlich ist SAP ERP 6.0 EHP7 oder höher bzw. eine SAP S/4HANA-Installation. Zudem muss ein Archivsystem vorhanden sein, da Rechnungen archiviert werden müssen.

Wie funktioniert die An- oder Abmeldung von eBill?

Die An- und Abmeldung bei eBill erfolgt vollautomatisiert. Unsere Lösung bietet eine Look-Up-Funktion, die es allen Rechnungsversendern, die deine Hauptmailadresse kennen, erlaubt, dir eBills zu senden.

Ist ein Monitoring der Rechnungen vorhanden?

Ja, unsere Lösung beinhaltet umfangreiche Monitoringfunktionalitäten, mit denen du den Ein- und Ausgang deiner Rechnungen überwachen kannst.

Was ist der Hauptvorteil dieser SAP E-Rechnungslösung?

Der Hauptvorteil liegt darin, dass du mit unserer Lösung alle Rechnungsempfänger und -versender erreichen kannst, unabhängig von ihrem Provider. PostFinance leitet die Rechnungen entsprechend weiter.

Wird das Add-On weiterentwickelt?

Ja, wir entwickeln das Add-On kontinuierlich weiter, um es zu verbessern und neue Funktionen hinzuzufügen.

Welche Auswirkungen hat die Einführung der SAP E-Rechnung auf meine aktuellen Geschäftsprozesse?

Pro Empfänger musst du dich für eine Verarbeitungsart entscheiden und kannst nicht zwischen elektronisch und papierbasiert wechseln. Die Umstellung kann jedoch schrittweise erfolgen. Bevor du komplett auf E-Rechnungen umstellst, müssen zunächst Anmeldungen für E-Rechnungen generiert werden, was eine planvolle Vorgehensweise erfordert.