Büroschreibtisch mit Laptop und Monitor, direkt am Fenster mit einer grünen Pflanze. An der Wand hängt der Schriftzug «Innflow».

SAP ESS in der Beschaffung: Interne Bestellprozesse in SAP S/4HANA digitalisieren

Autor: Erwin Leupi | Lesezeit: x Minuten

Mira braucht Briefpapier. Also schreibt sie eine Mail. Und eine kleine Odyssee beginnt.

Zuständigkeiten sind unklar, Bestellinformationen verstreut, frühere Lieferanten unbekannt.
Mehrere Mails, Rückfragen und Recherchen später ist die Bestellung endlich ausgelöst.

Aus einer einfachen Aufgabe wird ein unnötig komplexer Prozess.
Nicht, weil Briefpapier kompliziert wäre. Sondern weil der Zugriff auf Prozesse und Informationen fehlt.
Mitarbeitende sind auf andere angewiesen, obwohl sie die Aufgabe selbst erledigen könnten.

SAP Employee Self Service löst genau dieses Problem:
Es ermöglicht Mitarbeitenden, standardisierte Prozesse direkt im System eigenständig und effizient auszuführen.

Was SAP ESS in der Beschaffung ermöglicht

SAP Employee Self Service (ESS) ermöglicht es Mitarbeitenden, Bestellanforderungen direkt im SAP-System selbst zu erfassen, genehmigen zu lassen und den Status jederzeit nachzuverfolgen.

Statt Bedarfe per E-Mail oder Formular zu melden, werden sie direkt über SAP Fiori erfasst. Eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche, die auch ohne tiefes SAP-Wissen verständlich ist.

Vom Erfassen des Bedarfs bis zum bestätigten Wareneingang bleibt der gesamte Prozess vollständig im SAP-System integriert.

Vorteile für Unternehmen

Für Unternehmen entsteht vor allem eines: Transparenz und Steuerbarkeit.

Durchgängige Sicht auf alle Beschaffungsprozesse
Weniger manuelle Eingriffe und geringeres Fehlerrisiko
Schnellere Durchlaufzeiten im Einkauf
Bessere Planbarkeit von Bedarfen und Budgets
Zentrale, konsistente Datenbasis für Reporting und Analysen

Alle Informationen werden direkt im SAP-System erfasst und stehen sofort allen relevanten Systemen zur Verfügung. Medienbrüche, doppelte Datenerfassung und inkonsistente Informationen werden vermieden.

Der Einkauf erhält eine verlässliche Grundlage für Planung, Steuerung und strategische Beschaffung.

Vorteile für Mitarbeitende

Auch für Mitarbeitende wird der Prozess deutlich einfacher und transparenter:

Klare Zuständigkeiten und automatisierte Freigaben
Jederzeit sichtbarer Status von Bestellungen und Genehmigungen
Einfache Bedienung ohne komplexe Schulungen
Mehr Eigenständigkeit und schnellere Abwicklung

Beschaffung wird zu einem klar strukturierten, nachvollziehbaren Prozess.

So funktioniert Beschaffung mit SAP ESS

Technisch basiert Employee Self Service auf standardisierten SAP Fiori-Apps, die in modernen SAP-Systemen wie SAP S/4HANA bereits vorhanden sind und individuell konfiguriert werden können.

Bestellanforderungen direkt erfassen

Mitarbeitende geben ihre Anforderungen direkt im SAP-System ein, für sich selbst oder als Stellvertretung für andere.

Automatische Genehmigungen

Freigaben erfolgen automatisch über vordefinierte Workflows, die an die Organisationsstruktur angebunden sind. Zuständigkeiten sind klar geregelt und Genehmigungen werden ohne manuellen Abstimmungsaufwand an die richtigen Personen weitergeleitet.

Produkte einfach auswählen

Eingebundene interne Kataloge und Lieferanten-Webshops, ermöglichen eine komfortable Produktauswahl. Preise, Lieferanten und Konditionen sind bereits im System hinterlegt und werden automatisch übernommen.

Wareneingang selbst bestätigen

Nach der Lieferung erfassen Mitarbeitende den Wareneingang direkt im System. Mengen, Lieferdatum und Status werden unmittelbar gespeichert und stehen allen relevanten Prozessen und Auswertungen zur Verfügung.

Status jederzeit sichtbar

Alle Beteiligten sehen jederzeit den aktuellen Status ihrer Bestellungen.
Vom Bedarf über die Genehmigung bis zum Wareneingang ist der gesamte Prozess vollständig transparent und nachvollziehbar.

Erfassen von Bestellanforderungen

Wareneingang selbständig durchführen

Der entscheidende Vorteil:
Integration statt Insellösungen

Der zentrale Mehrwert von SAP ESS liegt in der vollständigen Integration in das bestehende SAP-System.

Alle Daten werden direkt dort erfasst, wo sie benötigt werden ohne Medienbrüche oder manuelle Übertragung. Dadurch entsteht eine konsistente und verlässliche Datenbasis für operative Prozesse ebenso wie für Reporting und strategische Entscheidungen.

Unternehmen gewinnen Kontrolle und Transparenz.
Mitarbeitende gewinnen Zeit und Klarheit.
Und der Einkauf kann sich auf seine eigentliche Aufgabe konzentrieren: strategische Beschaffung statt operative Koordination.

Willst du deine Beschaffung mit SAP ESS vereinfachen und transparenter gestalten?

Gerne zeigen wir dir in einem unverbindlichen Austausch, wie SAP Employee Self Service in deiner bestehenden SAP-Landschaft eingesetzt werden kann und welches konkrete Potenzial sich für dein Unternehmen ergibt.

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Erwin Leupi

Senior SAP Consultant

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T +41 58 705 07 05

Was ist SAP ESS?

SAP ESS (Employee Self Service) ist ein Self-Service-Modul innerhalb moderner SAP-Systeme wie SAP S/4HANA. Es ermöglicht Mitarbeitenden, standardisierte Prozesse eigenständig direkt im System auszuführen. Beispielsweise Bestellanforderungen, Wareneingänge oder Genehmigungen.

Im Beschaffungsumfeld reduziert SAP ESS Abstimmungsschleifen, erhöht Transparenz und sorgt für durchgängige Prozessintegration.

Wie funktioniert elektronische Beschaffung mit SAP ESS?

In der Beschaffung erfassen Mitarbeitende ihre Bestellanforderung direkt über SAP Fiori Apps. Vordefinierte Workflows steuern automatisch die Genehmigung anhand von Rollen und Budgetverantwortung.

Nach Freigabe erfolgt die Bestellung systemintegriert. Der Wareneingang wird ebenfalls digital bestätigt.

Der gesamte Prozess, vom Bedarf bis zur Verbuchung, bleibt vollständig im SAP-System integriert.

Welche Vorteile bietet SAP ESS für Unternehmen in der Schweiz?

Für Schweizer Unternehmen schafft SAP ESS in der Beschaffung insbesondere:

Transparente Kontrolle über Beschaffungsbudgets
Klare, systemgestützte Freigaberichtlinien
Reduktion manueller Abstimmungen im Einkauf
Nachvollziehbare Genehmigungs- und Bestellhistorien
Revisionssichere Dokumentation aller Beschaffungsvorgänge

Gerade in regulierten Branchen erhöht die vollständige Integration in Systeme wie SAP S/4HANA die Compliance-Sicherheit und verbessert die Steuerbarkeit von Einkaufsprozessen.

Welche Anbieter unterstützen bei der Einführung von SAP ESS in der Schweiz?

Die Einführung von SAP ESS erfordert sowohl technisches Systemverständnis als auch Prozess-Know-how in der Beschaffung.

Die Innflow AG begleitet Unternehmen bei der Analyse bestehender Prozesse, der Konfiguration von Fiori Apps, der Definition von Freigabeworkflows sowie beim Change Management.

Entscheidend ist nicht nur die technische Implementierung, sondern die saubere Einbettung in bestehende Beschaffungs- und Governance-Strukturen.

Wo finde ich Schulungen oder Workshops zu SAP ESS?

Innflow AG unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Implementierung, sondern auch mit komplementären Trainings und Support-Angeboten.

Durch diesen ganzheitlichen Ansatz wird sichergestellt, dass SAP ESS nicht nur technisch implementiert, sondern nachhaltig im Unternehmen verankert wird.

Kann SAP ESS auch ausserhalb der Beschaffung eingesetzt werden?

Ja. Grundsätzlich eignet sich SAP ESS für alle standardisierbaren Self-Service-Prozesse, bei denen Mitarbeitende direkt mit dem System interagieren sollen.

SAP Employee Self Service wird häufig im HR-Umfeld eingesetzt, etwa für Abwesenheiten, Spesen, Stammdatenpflege oder Genehmigungsprozesse.

Neben HR und Beschaffung profitieren auch IT-, Finance- oder Administrationsprozesse von durchgängigen Workflows und klaren Zuständigkeiten.